Интеграция табеля с проходными – «за» и «против»

Интеграция табеля с проходными, или более точно – интеграция систем контроля доступа (СКУД) и учета рабочего времени (табельного учета, ТБУ) – это автоматический перенос данных о входе и выходе сотрудников из базы данных системы контроля доступа в электронный табельные листы для их дальнейшей обработки и расчета заработной платы.

Казалось бы, такой простой вопрос имеет такой же простой ответ – да, интеграция с проходными это хорошо! Тогда почему единицы предприятий решаются на то, чтобы состыковать систему контроля доступа с системой учета рабочего времени?

А вот ответы на этот вопрос чаще всего эмоциональные, чем конструктивные. Попробуем разобраться с положительными и отрицательными сторонами данного технологического процесса на предприятии.

Положительные:

• резкое сокращение опозданий на работу;
• резкое сокращение ранних уходов с работы (на 10 – 20 минут);
• повышение ответственности непосредственных руководителей за отсутствие сотрудников в их рабочее время на рабочем месте (отгул, административный отпуск в счет будущей отработки и переработки);
• уменьшение времени фактической переработки;
• уменьшение времени сверхурочных работ;
• понижение трудозатрат на единицу продукции;
• список отчетов для руководителей разного уровня по рабочему и нерабочему времени по сотруднику, по подразделению (по сотрудникам), по группе подразделений (по производственному направлению), по предприятию за период от месяца до года;
• списочные отчеты опозданий, неявок, ранних уходов за период от дня до месяца (квартала?);
• списочные и общие отчеты по времени переработки и\или сверхурочном времени за период от дня до месяца;
• реальные показатели для поощрительных выплат (премии, коэффициенты).

Отрицательные:

• увеличение времени (трудозатрат) на контроль правильности заполнения табеля рабочим и нерабочем временем со стороны табельщика, руководителя подразделения, сотрудника отдела кадров;
• создание дополнительных мероприятий по принятию оперативных (не более 10 мин.) решений в случаях: опозданий, подмен, смены графика, не выхода на работу (болезнь), раннего ухода;
• дополнительные затраты (времени и обязанностей) на обучение по расширенному табельному учету;
• дополнительно финансирование на приобретение программного обеспечения, на установку и внедрение ПО;
• дополнительные оргмероприятия и контроль по взаимодействию специалистов предприятия и специалистов компании внедрения ПО.

Если спросить у руководителя предприятия нужна ли ему «стыковка с проходной», чаще всего ответом будет отрицание или нейтральное отношение. Действительно, на фоне тех задач и проблем, которые решает руководитель предприятия, какая-то там стыковка ничего не решает. А вот если спросить у такого руководителя - сколько часов составляют потери рабочего времени и какой суммой ежемесячно эти потери оплачиваются, руководитель либо не знает, либо свято считает, что таких потерь нет. И даже в тех случаях, когда руководитель предприятия знает о потерях рабочего времени, у него нет реальных цифр таких потерь и нет инструментов контроля этих потерь.

Конечно, система СКУД значительно ограничивает свободу передвижения сотрудников, но никак не влияет на их трудовую дисциплину. В подавляющем большинстве случаев СКУД контролирует признак «свой – чужой» и никак не контролирует разрешенное или запрещенное время входа-выхода.
Отсюда весь контроль и все рычаги управления рабочим временем находятся на уровне непосредственных руководителей – мастеров, начальников смен или бригад, начальников цехов и подразделений. А на нижнем уровне руководства жесткий контроль рабочего времени совсем не приветствуется, так как теряется один из важнейших рычагов руководства коллективом. Договориться о том, что сотрудник задержится утром на час всегда легче, чем писать служебно-докладную записку на предоставление административного отпуска на 1 час.

Именно стыковка табельного учета с системой СКУД как бы развязывает руки руководителю предприятия. Отчеты по разным срезам аналитических признаков (подразделение, категория, должность, смена, опоздание, ранний уход) позволяет не только контролировать ритмичность выхода на работу, но и получать количественные показатели по рабочему времени.
Руководитель предприятия имеет возможность в любой день месяца получить данные за день, неделю, месяц по опозданиям, данные по недоработкам, по невыходам в рабочую смену (недокументированный отгул), данные по подменам, по сверхурочным часам.

Опыт внедрения системы интеграции СКУД «PERCo» с табельным учетом программного комплекса «АиТ:\Управление персоналом» на предприятиях с непрерывным круглосуточным циклом производства показал следующие результаты:

1. средний процент потерь рабочего времени в месяц по всему предприятию до внедрения стыковки с проходной составлял 1,5 – 1, 7% или 450 – 480 часов;
2. в первый месяц внедрения были приняты меры административного воздействия на руководителей подразделений (производственные совещания) и установлена «разрешенная» планка отклонений времени начала работы, времени окончания работы и времени обеденного перерыва в размере +/- 30 мин.; средний процент потерь составил 1,4 – 1,5%;
3. во второй месяц были приняты те же меры воздействия, но планка отклонений установлена в размере +/- 15 мин.; средний процент потерь составил 1,3%;
4. в третий месяц были приняты те же меры воздействия и планка отклонений осталась установленной в размере +/- 15 мин., но на словах было объявлено, что планка отклонений будет снята и все потери рабочего времени будут вычитаться из зарплаты; средний процент потерь составил 0,5%;
5. в четвертый месяц предполагалось действительно снять планку разрешенных отклонений и ввести показатель «потери рабочего времени» в качестве коэффициента, уменьшающего процент (или сумму) квартальной премии подразделения;
6. нагрузка на лиц, ответственных за табельный учет на местах, значительно возросла на начальном этапе внедрения и снизилась до нормальной на последующих этапах по сравнению с формальным заполнением табеля до внедрения;
7. окупаемость затрат на разработку ПО и работы по внедрению стыковки с проходными за счет сокращения потерь рабочего времени составляет 4 -5 месяцев.

Колесников В.Е.